Mail Merge – multipliciranje dokumenata iz Worda

Više puta sam se susretao sa „problemom“ da je neko morao da napravi i odštampa veliki broj „istih“ dokumenata gde bi se u samim dokumentima menjali neki standardni podaci poput imena i prezimena, ulice i slično, da se pravi pismo za više od recimo 100 različitih osoba i slične vratolomije. Ljudi bi počinjali ovo da rade ručno i tu bi izgubili bogaoca vremena…iako postoji ultra lako rešenje kojim se ovaj posao rešava za 10 minuta.

Iako je upotreba Mail Merge funkcije u Wordu jedna od osnovnih funkcija dosta ljudi i ne zna za nju.

Ukratko…Mail Merge je funkcionalnost u Wordu kojom na osnovu jednog Word dokumenta kojeg ćete koristiti kao šablon možete napraviti bezbroj Word dokumenata koristeći taj šablon i recimo Excel kao bazu podataka (možete povezati i baze podataka, Access…). Dakle, u Wordu bi napravili jedan dokument, recimo ugovor za zaposlene (ili iskoristili neki od postojećih ugovora), potom u Excelu napravili, ukoliko nemate, tabelu sa podacima za sve zaposlene (u ovom slučaju) tipa Ime-Prezime-JMBG-Ulica i slično…a onda taj Excel fajl povezali sa Word šablonom i izgenerisali dokument za svakog zaposlenog ponaosob – ali odjednom za sve.

Mail Merge ima primenu najviše u marketinškim aktivnostima, prilikom slanja pisama, štampanja raznih etiketa, promo materijala i slično. Mail Merge funkcionalnost sem u Wordu postoji i u slobodnom kancelarijskom paketu otvorenog koda LibreOffice-u, koji za razliku od Microsoft Office-a košta 0 evra za upotrebu kako u poslovnoj upotrebi tako i u kući i uputstvo za Mail Merge u LibreOffice možete pročitati na ovom linku.

MailMerge – upotreba

Šta vam treba pre ovoga:

  • Microsoft Word i Microsoft Excel (jebiga, da ne bude zabune) – za LibreOffice ću pisati uputstvo ako bude bilo više zahteva za tim. U ovom slučaju, koristiću Microfost Office 2007, ali u principu na svim verzijama posle 2007-ce je sve 99% isto, možda se samo malo izgled Worda razlikuje
  • Word dokument kao šablon – možete iskoristiti i kopiju nekog postojećeg ugovora napisanog u Wordu
  • Excel tabela u kojoj se nalaze podaci koji treba da budu promenljivi u Word šablonu

U ovom primeru u Excel fajlu se nalazi se 3 linije podataka, sa podacima o imenu i prezimenu, mail adresi, datumu konkurisanja i radnom mestu.

SSoipnT

Word šablon izgleda ovako (pomalo partizanski ali poslužiće svsi). Podebljane reči su reči koje treba da se menjaju po dokumentima. Na kraju šablona stavite jedam Page break, čisto da ne bi bilo nekakvog preklapanja između dokumenta (a i ne morate ako ne znate kako).

2

Korak 1 – povezivanje Word šablona i Excel tabele

Otvorite Word dokument koji ćete koristiti kao šablon (u ovom slučaju dokument se zove Kompjuteras.docx) i kliknite na:

Mailings – Start Mail Merge – Letters (nemojte se zbuniti što posle ovoga „ništa ne izlazi“)

3

Potom izaberite Select Recipients – Use Existing List pa nađite tabelu gde vam se nalaze podaci. U ovom slučaju tabela se zove „Kompjuteras Podaci.xlsx“, nalazi se na Desktopu i ima jedan sheet koji se zove „Podaci“. Kad odaberete Excel fajl i sheet sa podacima, kliknite na OK.

4

5

Time ste završili prvi korak i povezali Word i Excel

Korak 2 – postavljanje promenjivih

Posle povezivanja ostaje vam da mapirate gde koja kolona iz excel fajla treba da se učita. Dakle, selektujte reč koja treba da bude promenljiva, kliknite na Insert Merge Field  i izaberite odgovarajuću stavku. Ovde će vam biti izlistane kolone iz Excel fajla.

6

Primetićete da je (u ovom slučaju) IME promenjeno u <<Ime>>. 

7

Ostaje vam da postavite i ostale promenljive. U ovom slučaju nakon postavljanja svih ostalih promenljivih, dokument će otpilike izgledati ovako:

8

Ako želite da proverite kako to izgleda, kliknite na Preview Results u gornjem meniju, pa strelicom levo desno šetajte malo 🙂

9

Time ste završili deo oko postavljanja promenljivih.

Korak 3 – štampanje dokumenata

Ukoliko želite da odštampate sva dokumenta od jednom, ali prvo da ih pregledate još jednom, za zlu ne trebalo, kliknite na Finish and Merge pa na Edit Individual Documents, u prozoru koji vam se otvorio kliknite na All pa na OK.

10

Sada će vam se u jednom novom Word dokumentu koji se zove Letter1 otvoriti (u ovom slučaju) 3 vezana dokumenta ali sa različitim podacima. Proverite, čisto fore radi da li je sve OK, i ako jeste…odštampajte.

11

Sad kad ste jednom to završili, možete sačuvati onaj inicijalni šablon (Kompjuteras.docx) sačuvati pa ako recimo tabelu promenite te umesto 3 linije iz ovog primera vi uneste 500 linija, ne morate ceo proces ponavljati od početka, već možete odmah da idete na treći korak iz ovog uputstva i da odštampate odmah svih 500 dokumenta (ili ugovora, ili šta već hoćete). uslov da bi ovo radilo je i da Excel tabela u kojoj su potrebni podaci ostane na lokaciji na kojoj se nalazila i prilikom pravljenja uputstva (u ovom slučaju na desktopu).

10 komentara na tekst Mail Merge – multipliciranje dokumenata iz Worda

  • Dule

    Haha Aca Acić – pekar…btw super text 🙂

    • Darko Dražović

      Pekar, lekar, apotekar… (-:

  • Kliker

    A vegeta!!!

    Kao baza promjenjivih se može koristiti i Word dokument.

    • Darko Dražović

      Može šta hoćeš, ali sam ja stavio Excel za ovaj put

  • Dragan

    Pošto isključivo koristim Libre Office, voleo bih jedno uputstvo za isti. Znam za definisanje promenljivih u Writer-u, ali slično sa bazom promenljivih nisam nikad probao, a verovatno da može da se napravi.

  • sasa_

    Dobar tutuorial.Uspeo sam da se snađem u Libreoffice paketu i da uradim sve kao u navedenom primeru.Autoru teksta pohvale za trud i zalaganje u širenju znanja putem ovog bloga.

    Sasa_

    • Darko Dražović

      Sasa…slobodan si da napišeš za blog (napisao bih ja, ali – nemam ti kad) kako se Mail Merge radi u Libre-u 🙂

    • sasa_

      Napisaću, pa šaljem na mail kad bude gotovo.

Komentarišite

Email neće biti javno objavljen. Sajt je neobavezan podatak, svi ostali su obavezni.