U jednom od ranijih tekstova sa bloga postoji detaljno objašnjenje kako napraviti veliki broj istih dokumenata, u kojima bi se menjali samo standardni podaci poput imena, prezimena, broja telefona, email adrese. Primenom ovog načina izrade dokumenata, uštedi se vreme, koje bi bilo utrošeno da se kojim slučajem taj mukotrpni posao obavlja unošenjem podataka za svaki dokument posebno.

U tekstu je obrađen postupak izrade dokumenata na Windows platformi i uz primenu Office 2007 kancelarijskog alata, uz napomenu da se istovetni proces može odraditi i uz pomoć slobodnog kancelarijskog paketa otvorenog koda koji se naziva LibreOffice.

Kako na svom računaru koristim Linux i open source programe, između ostalog i LibreOffice , primer izrade dokumenata u Office 2007 kancelarijskom paketu nije bio od neke velike pomoći. Nisam to mogao primeniti kod sebe. Bio sam prinuđen da potražim rešenje na nekom drugom mestu. Koristeći Google pretragu i potraživši savet među drugim Linux korisnicima, na kraju sam došao do načina kako ovaj postupak odraditi uz pomoć slobodnog kancelarijskog paketa LibreOffice.

Početni koraci i priprema za izradu dokumenta

Za izradu ovakvih dokumenata biće potrebna dva programa Writer i Calc. U Writer-u će biti izrađen glavni tekst a u programu Calc tabela sa promenljivim vrednostima, koje je potrebno uneti u tekst.

Writer

Calc tabela

Povezivanje dva dokumenta u jednu celinu

Sada je potrebno povezati Writer šablon i Calc tabelu u jedan dokument.  Otvorite Writer i idite na  sledeću putanju  FileWizardsAddress Data Sources

Address Book Data Source Wizard

…nakon toga odaberete opciju Other external data source pa na Next. Otvoriće se novi prozor u kome idete na opciju Settings. U polju za odabir Database type selektujte stavku Spreadsheet, pa opet Next.

Database properties - Connection Settings

…ovde je potrebno označiti putanju do Calc tabele. Klikom na dugme Browse pronadjite lokaciju fajla. Putanja do fajla će nakon toga biti označena. Na kraju idete na dugme Test Connection da proverite da li je spajanje dokumenata završeno.

Ako je spajanje dokumenata uspešno odrađeno, dolazi na red postavljanje promenljivih.

Postavljanje promenljivih vrednosti u alatu Writer uz pomoć Calc tabele

U Writer-u kliknite na opciju View pa iz padajućeg menija izabrati Data Sources ili jednostavnije pritisnuti tipku F4. U okviru Writer alata otvoriće se novi prozor sa podacima iz Calc tabele.

Writter text

Jednostavnim prevlačenjem kolona, zamenite podebljane reči u tekstu sa odgovarajućim podacima iz Calc tabele. Pozicionirate miša na kolonu Ime u Calc tabeli, levi klik i prevučete na mesto u tekstu gde piše IME. Isto to uradite i sa kolonom Prezime IZ Calc tabele koju prevučete na mesto u tekstu gde stoji PREZIME. Email kolonu unesite umesto natpisa EMAIL@ADRESA.COM . Radno mesto postavite na mesto u tekstu gde stoji natpis NAZIV_RADNOG_MESTA.

Writter text 02

Nakon prevlačenja podataka iz Calc tabele u Writer , tekst će izgledati kao na slici. Umesto reči koje su planirane za zamenu , sada će stajati promenljive unete u tekst. Biće selektovane i jasno naglašene.

Mail Merge – finalizacija cirkularnog pisma i priprema za štampu

Na samom kraju procesa pripreme i finalizacije cirkularog pisma, pokrenite Mail Merge Wizard da bi pripremili završni dokument za štampu i dalju distribuciju.

U programu Writer idite na opciju Tools, pa iz padajućeg menija izaberite Mail Merge Wizard.

Select starting document

Odaberite opciju Use the current document pa kliknite na Next.

Type of document

Odaberite opciju Letter, pa opet kliknite na Next.
U sledećih par koraka klikom na opciju edit i edit individual document možete pregledati kako izgleda dokument koji je pripremljen za štampanje i ukoliko želite, možete naknadno izvšiti neke izmene. Stigosmo do samog kraja, sve bežeći od početka. Ostaje samo još jedan, završni korak da sačuvamo dokument koji je pripremljen za štampu.

Save starting document

Ukoliko želite da sačuvate dokument, kliknite na opciju Save startig document, ili ukoliko želite da odštampate dokument, koristite opciju Print merged document. Na kraju pripremljeni dokument će izgledati ovako:

Pripremljeni dokument 1

Pripremljeni dokument 2

Pripremljeni dokument 3

Korisnici Windows platforme mogu potpuno besplatno preuzeti paket LibreOffice sa sledećeg linka https://sr.libreoffice.org/ i isprobati njegove funkcionalnosti. Uveriće se da je LibreOffice vodeći slobodni kancelarijski paket kome ne manjka mogujćnosti, bilo da je u pitanju obrada teksta, pravljenje tabela, prezentacija, šema i crteža. Možda će upotreba slobodnog kancelarijskog paketa za neke biti prekretnica, koja će voditi ka daljem upoznavanju sa programima otvorenog koda, a kasnije i sa nekom od mnogobrojnih Linux distribucija, koje su već odavno postigle zavidan kvalitet i dostigle visko nivo u svom razvoju i funkcionalnosti.