Mail Merge – multipliciranje dokumenata iz Vorda (Word-a)

Više puta sam se susretao sa „problemom“ da je neko morao da napravi i odštampa veliki broj „istih“ dokumenata gde bi se u samim dokumentima menjali neki standardni podaci poput imena i prezimena, ulice i slično, da se pravi pismo za više od recimo 100 različitih osoba i slične vratolomije. Ljudi bi počinjali ovo da rade ručno i tu bi izgubili bogaoca vremena…iako postoji ultra lako rešenje kojim se ovaj posao rešava za 10 minuta.

Iako je upotreba Mail Merge funkcije u Vordu jedna od osnovnih funkcija dosta ljudi i ne zna za nju. Ukratko…Mail Merge je funkcionalnost u Vordu kojom na osnovu jednog Vord dokumenta kojeg ćete koristiti kao šablon možete napraviti bezbroj Vord dokumenata koristeći taj šablon i recimo Eksel (Excel) kao bazu podataka (možete povezati i baze podataka, Access…).

Dakle, u Vordu (Word) bi napravili jedan dokument, recimo ugovor za zaposlene (ili iskoristili neki od postojećih ugovora), potom u Ekselu napravili, ukoliko nemate, tabelu sa podacima za sve zaposlene (u ovom slučaju) tipa Ime-Prezime-JMBG-Ulica i slično…a onda taj Eksel fajl povezali sa Vord šablonom i izgenerisali dokument za svakog zaposlenog ponaosob – ali odjednom za sve.

Mail Merge ima primenu najviše u marketinškim aktivnostima, prilikom slanja pisama, štampanja raznih etiketa, promo materijala i slično. Mail Merge funkcionalnost sem u Vordu postoji i u slobodnom kancelarijskom paketu otvorenog koda Libreofisu (LibreOffice), koji za razliku od Microsoft Office-a košta 0 evra za upotrebu kako u poslovnoj upotrebi tako i u kući i uputstvo za Mail Merge u Libreofisu možete pročitati na ovom linku.

Mail Merge – upotreba

Šta vam treba pre ovoga:

  • Vord i Eksel. U ovom slučaju, koristiću Office 2007, ali u principu na svim verzijama posle 2007-ce je sve 99% isto, možda se samo malo izgled Vord-a razlikuje
  • Vord dokument kao šablon – možete iskoristiti i kopiju nekog postojećeg ugovora napisanog u Vordu
  • Eksel tabela u kojoj se nalaze podaci koji treba da budu promenljivi u Vord šablonu

U ovom primeru u Eksel fajlu se nalazi se 3 linije podataka, sa podacima o imenu i prezimenu, imejl adresi, datumu konkurisanja i radnom mestu.

Vord šablon izgleda ovako (pomalo partizanski ali poslužiće svrsi). Podebljane reči su reči koje treba da se menjaju po dokumentima. Na kraju šablona stavite jedam Page break, čisto da ne bi bilo nekakvog preklapanja između dokumenta (a i ne morate ako ne znate kako).

Korak 1 – povezivanje Vord šablona i Eksel tabele

Otvorite Vord dokument koji ćete koristiti kao šablon (u ovom slučaju dokument se zove Kompjuteras.docx) i kliknite na:

Mailings – Start Mail Merge – Letters (nemojte se zbuniti što posle ovoga „ništa ne izlazi“)

Potom izaberite Select Recipients – Use Existing List pa nađite tabelu gde vam se nalaze podaci. U ovom slučaju tabela se zove „Kompjuteras Podaci.xlsx“, nalazi se na Desktopu i ima jedan sheet koji se zove „Podaci“. Kad odaberete Eksel fajl i sheet sa podacima, kliknite na OK.

Time ste završili prvi korak i povezali Vord i Eksel.

Korak 2 – postavljanje promenjivih

Posle povezivanja ostaje vam da mapirate gde koja kolona iz Eksel fajla treba da se učita. Dakle, selektujte reč koja treba da bude promenljiva, kliknite na Insert Merge Field i izaberite odgovarajuću stavku. Ovde će vam biti izlistane kolone iz Eksel fajla.

Primetićete da je (u ovom slučaju) IME promenjeno u <>.

Ostaje vam da postavite i ostale promenljive. U ovom slučaju nakon postavljanja svih ostalih promenljivih, dokument će otpilike izgledati ovako:

Ako želite da proverite kako to izgleda, kliknite na Preview Results u gornjem meniju, pa strelicom levo desno šetajte malo.

9

Time ste završili deo oko postavljanja promenljivih.

Korak 3 – štampanje dokumenata

Ukoliko želite da odštampate sva dokumenta od jednom, ali prvo da ih pregledate još jednom, za zlu ne trebalo, kliknite na Finish and Merge pa na Edit Individual Documents, u prozoru koji vam se otvorio kliknite na All pa na OK.

Sada će vam se u jednom novom Vord dokumentu koji se zove Letter1 otvoriti (u ovom slučaju) 3 vezana dokumenta ali sa različitim podacima. Proverite, čisto fore radi da li je sve OK, i ako jeste…odštampajte.

Sad kad ste jednom to završili, možete sačuvati onaj inicijalni šablon (Kompjuteras.docx) sačuvati pa ako recimo tabelu promenite te umesto 3 linije iz ovog primera vi uneste 500 linija, ne morate ceo proces ponavljati od početka, već možete odmah da idete na treći korak iz ovog uputstva i da odštampate odmah svih 500 dokumenta (ili ugovora, ili šta već hoćete). Uslov da bi ovo radilo je i da Eksel tabela u kojoj su potrebni podaci ostane na lokaciji na kojoj se nalazila i prilikom pravljenja uputstva (u ovom slučaju na desktopu).